Jak to działa: reguły akcji automatycznych
Akcje automatyczne to reguły, które PowerHub wykonuje samodzielnie w reakcji na zdarzenia w systemie. Każda reguła działa według schematu: wyzwalacz mówi, kiedy się uruchamia, warunki decydują, czy ma się wykonać dla danego obiektu, a akcje to lista operacji wykonywanych po kolei.
Gdzie znajdziesz automatyzacje
Automatyzacje konfigurujesz w Konfiguracja, w sekcji z trzema zakładkami w nawigacji: Grupy akcji automatycznych, Zdarzenia własne oraz Akcje automatyczne. Reguły automatyczne (wyzwalacz → warunki → akcje) tworzysz w zakładce Akcje automatyczne.
Lista prezentuje wszystkie reguły z kolumnami: Aktywne (Tak lub Nie), Grupa akcji, Zdarzenie (wyzwalacz wraz z warunkami) oraz Akcje do wykonania (ponumerowana lista akcji z parametrami). Kolejność reguł zmieniasz strzałkami po prawej stronie.
Jak zbudowana jest reguła
Regułę tworzysz i edytujesz w oknie akcji automatycznej. Po lewej stronie definiujesz wyzwalacz oraz warunki, po prawej ponumerowaną listę akcji. Regułę włączasz przełącznikiem Aktywne, opcjonalnie przypisujesz ją do Grupy akcji, a całość zapisujesz przyciskiem Zapisz.
Przykład na zrzucie: gdy spakowano produkty zamówienia (wyzwalacz), a sposób wysyłki zawiera frazę „DPD” (warunek), system wykonuje cztery akcje po kolei: zmienia status na „Oczekujące na odbiór”, tworzy przesyłkę z szablonu, drukuje kartę zamówienia i zmienia status na „Zrealizowane”. Każda akcja ma przełącznik Przerwij po błędzie.
Wyzwalacze (zdarzenia)
Wyzwalacz określa moment uruchomienia reguły. Wybierasz go z rozwijanej listy zdarzeń. PowerHub udostępnia bogaty zestaw wyzwalaczy pogrupowanych tematycznie:
Zamówienia i płatności
- Pobrano zamówienie
- Zamówienie zostało opłacone
- Otrzymano niepoprawną wpłatę za zamówienie
- Edytowano dane zamówienia
- Dodano przedmiot do zamówienia
- Dodano załącznik do zamówienia
- Otrzymano wiadomość od kupującego
- Usunięto zamówienie
- Połączono zamówienia
- Rozdzielono zamówienie
- Anulowano zamówienie
- Wysłano email
- Zweryfikowano status VAT UE płatnika zamówienia
Statusy i czas
- Zmieniono status zamówienia
- Zamówienie istnieje przez określoną liczbę dni
- Zamówienie w statusie przez określoną liczbę dni
Kompletacja i pakowanie
- Zarezerwowano zamówienie do zbierania produktów
- Zebrano produkty zamówienia
- Rozpoczęto pakowanie produktów zamówienia
- Spakowano produkty zamówienia
Dokumenty
- Wystawiono fakturę
- Wystawiono paragon
Produkty
- Dodano produkt
- Usunięto produkt
- Edytowano produkt
Zwroty
- Utworzono zwrot dla zamówienia
- Anulowano zwrot
- Usunięto zwrot
- Zmieniono status zwrotu
- Zwrócono niepełną kwotę za zamówienie
- Zwrócono pełną kwotę za zamówienie
- Zarezerwowano zwrot do przyjęcia
- Przyjęto wszystkie produkty zwrotu
- Zwrot zamówienia istnieje przez określoną liczbę dni
- Zwrot zamówienia w statusie przez określoną liczbę dni
Przesyłki
- Zmieniono status przesyłki
- Utworzono przesyłkę (beta)
- Nadano status przesyłki (beta)
- Anulowano przesyłkę (beta)
- Utworzono przesyłkę
Wyzwalacze „istnieje / w statusie przez określoną liczbę dni” działają cyklicznie i nadają się do wychwytywania spraw, które utknęły, na przykład nieopłaconych zamówień lub zwrotów czekających zbyt długo w jednym statusie.
Warunki
Warunek to trójka: pole, operator, wartość. Wszystkie warunki reguły muszą być spełnione jednocześnie. Nowy warunek dodajesz odnośnikiem „Dodaj warunek”. Pola warunków wybierasz z rozwijanej listy.
Wśród dostępnych pól warunków znajdują się między innymi:
- Zamówienie i płatność: źródło zamówienia, integracje, status płatności, sposób wysyłki, status formularza opcji dostawy, w statusie przez określoną liczbę dni lub minut, anulowane, komentarz kupującego, status VAT, konto marketplace, oznaczone gwiazdką.
- Adres odbiorcy: kraj dostawy i faktury, kraj dostawy, kraj faktury, miasto odbiorcy, ulica odbiorcy, numer domu i lokalu odbiorcy, imię i nazwisko odbiorcy, e-mail odbiorcy, telefon odbiorcy.
- Przesyłka: przesyłka przewoźnika, status przesyłki.
- Zwroty: istnieje zwrot dla zamówienia, źródło zwrotu, konto marketplace zwrotu, data zwrotu, koszt wysyłki zwrotu, waluta zwrotu, kraj odsyłki zwrotu, oznaczone gwiazdką (zwrot zamówień), oraz pełny adres odbiorcy zwrotu (miasto, ulica, numer domu i lokalu, imię i nazwisko, e-mail, telefon).
- Pakowanie: najlepiej dopasowany karton, mieści się w kartonie.
- Pola dodatkowe: pole dodatkowe typu data, tekst, lista oraz przełącznik.
Operatory zależą od typu pola, na przykład Zawiera frazę, porównania „jest / nie jest”, porównania liczbowe oraz dopasowanie do listy wartości. Na zrzucie kreatora warunek brzmi: „Sposób wysyłki zawiera frazę DPD”.
Warunki „najlepiej dopasowany karton” oraz „mieści się w kartonie” pozwalają automatyzować pakowanie w zależności od gabarytu, a pola dodatkowe (data, tekst, lista, przełącznik) umożliwiają budowanie reguł na własnych atrybutach zamówienia.
Akcje
Akcje to operacje wykonywane po spełnieniu warunków. Dodajesz je odnośnikiem „Dodaj akcję”, a ich kolejność zmieniasz strzałkami po prawej stronie. Każda akcja ma przełącznik „Przerwij po błędzie”. Akcję wybierasz z rozwijanej listy.
Pełny zestaw akcji dostępnych w PowerHub, pogrupowany tematycznie:
| Grupa | Akcje |
|---|---|
| Status i dane zamówienia | Zmień status zamówienia, Zmodyfikuj zamówienie (pole), Dodaj produkt do zamówienia, Ustaw sposób wysyłki. |
| Weryfikacja kontrahenta | Zweryfikuj NIP kupującego, Pobierz dane płatnika zamówienia z GUS. |
| Dokumenty | Wystaw fakturę, Wystaw paragon, Wystaw fakturę w Fakturownia, Wystaw paragon w Fakturownia, Drukuj dokument (np. Karta zamówienia). |
| Przesyłki | Utwórz przesyłkę, Utwórz przesyłkę (beta), Utwórz przesyłkę zwrotną, Utwórz przesyłkę zwrotną (beta), Anuluj przesyłkę (beta). |
| Zwroty i płatności | Utwórz zwrot, Zmień status zwrotu, Zmodyfikuj zwrot, Anuluj zwrot, Zleć zwrot płatności (dla zamówienia), Zleć zwrot prowizji (dla zamówienia). |
| Integracje i sterowanie | Wywołaj URL (webhook), Poczekaj przez (opóźnij kolejne akcje). |
Część akcji jest powiązana z konkretną integracją, na przykład „Wystaw fakturę w Fakturownia”. Akcje oznaczone „(beta)” dotyczą nowego modułu przesyłek. Dostępność niektórych akcji zależy od podłączonych integracji.
Jak działa silnik
- Kolejność ma znaczenie. Akcje wykonują się po kolei, bo kolejne korzystają z efektów poprzednich (najpierw wystaw fakturę, potem wyślij e-mail z fakturą). Kolejność zmieniasz strzałkami.
- Przerwij po błędzie. Gdy akcja z włączonym przełącznikiem zakończy się błędem, dalsze akcje reguły nie wykonają się dla tego obiektu. Lepiej zatrzymać przepływ niż wysłać klientowi e-mail o wysyłce paczki, której nie udało się nadać.
- Bez podwójnego przetwarzania. Ten sam obiekt nie jest przetwarzany dwa razy równolegle, reguła zajmuje zamówienie na czas wykonania.
- Grupy akcji. Reguły możesz przypisywać do grup akcji, co ułatwia porządkowanie i wspólne zarządzanie zestawami reguł.
Zanim włączysz nową regułę produkcyjnie, uruchom ją na wąskim warunku, na przykład jednym źródle zamówień. Reguła z błędnym warunkiem zadziała na wszystkim, co przejdzie przez system.