Sprzedajesz na Allegro, masz sklep WooCommerce, może także Empik lub Amazon. Każda z tych platform ma swoje zamówienia, swoje statusy, swoje powiadomienia. Wyobraź sobie, że wszystko to ląduje w jednym miejscu — posortowane, zsynchronizowane i gotowe do realizacji. To właśnie robi system OMS w PowerHub.
- OMS to centralny hub zamówień — sprowadza dane z wszystkich kanałów sprzedaży do jednego panelu w czasie rzeczywistym.
- PowerHub OMS obsługuje 40+ kanałów jednocześnie — Allegro, WooCommerce, Empik, Amazon, OLX, marketplace’y EU i wiele innych.
- Własne statusy zamówień są triggerem dla akcji automatycznych oraz akcji własnych uruchamianych przyciskiem, skrótem klawiszowym lub skanowaniem kodu kreskowego.
- Moduł Pick&Pack z aplikacją PowerHub Assistant zapewnia pełną automatyzację zbierania, pakowania i wysyłki na urządzeniach mobilnych.
- Historia komunikacji z klientem (e-mail, SMS, czat) jest dostępna bezpośrednio przy zamówieniu — bez przełączania się między systemami.
- Dokumenty z zewnętrznych systemów (faktury, etykiety) oraz własne pola zamówień umożliwiają pełną customizację bez opuszczania panelu.
Co to jest system OMS i czemu go potrzebujesz?
OMS (Order Management System) to oprogramowanie, które centralizuje zarządzanie zamówieniami z wielu kanałów sprzedaży. Bez OMS każdy kanał żyje swoim życiem: osobne statusy, osobne powiadomienia, osobna logika realizacji, osobne raporty.
Przy jednym kanale sprzedaży można sobie z tym radzić. Przy dwóch — jest trudno. Przy trzech i więcej — jest chaos.
| Bez OMS | Z OMS (PowerHub) | |
|---|---|---|
| Zamówienia | W 3–5 osobnych panelach | W jednym panelu |
| Stany magazynowe | Aktualizowane ręcznie | Sync. w czasie rzeczywistym |
| Ryzyko overselling | Wysokie | Wyeliminowane |
| Czas obsługi 1 zamówienia | 8–15 minut | 2–3 minuty |
| Raportowanie | Excel z kilku źródeł | Automatyczne, zbiorcze |
| Błędy ludzkie | Częste | Minimalne |
Jak działa OMS w PowerHub?
1. Agregacja zamówień ze wszystkich kanałów
Po podłączeniu kanałów sprzedaży PowerHub pobiera zamówienia w czasie rzeczywistym — z Allegro, WooCommerce, Empik, Amazon.de, OLX i każdego innego podłączonego marketplace’u. Wszystkie zamówienia trafiają do jednego widoku z jednolitym interfejsem, niezależnie od źródła.
Każde zamówienie ma widoczne:
- Źródło (ikona kanału)
- Status realizacji (z synchronizacją zwrotną do platformy)
- Dane klienta i adres dostawy
- Pozycje zamówienia ze stanem magazynowym
- Formę płatności i status płatności
- Historię zmian statusów i komunikacji z klientem
2. Synchronizacja stanów magazynowych w czasie rzeczywistym
To jest serce każdego dobrego OMS. Kiedy klient kupuje produkt na Allegro — PowerHub natychmiast zmniejsza stan na WooCommerce, Empik i każdym innym kanale. Kiedy przyjmiesz dostawę do magazynu — stany rosną wszędzie jednocześnie.
Synchronizacja odbywa się w obydwu kierunkach i bez żadnego opóźnienia. Nie ma „buforów” ani „okien aktualizacji” — jedyna zwłoka to czas odpowiedzi API samej platformy.
3. Realizacja zamówień — jeden przepływ pracy
Niezależnie od tego, z którego kanału pochodzi zamówienie, realizuje się je tak samo:
- Zamówienie wpada do panelu → automatyczne sprawdzenie stanu
- Akcja automatyczna generuje etykietę kurierską
- Etykieta trafia do druku (drukarka termiczna lub PDF)
- Status zmienia się na „wysłane” i wraca do platformy
- Klient dostaje powiadomienie z numerem śledzenia
Jeśli jedno zamówienie zawiera produkty z różnych lokalizacji magazynowych — PowerHub podzieli je na paczki i wygeneruje osobne etykiety, automatycznie.
4. Widok 360° klienta
OMS PowerHub buduje profil każdego klienta na podstawie wszystkich jego zakupów — niezależnie od kanału. Widzisz wszystkie poprzednie zamówienia, złożone zwroty, notatki, historyczne statusy płatności.
To oznacza, że obsługa klienta ma pełny kontekst już na starcie rozmowy — bez szukania po osobnych panelach platform.
Własne statusy zamówień — pełna widoczność i automatyzacja
Standardowe statusy platform sprzedażowych — „nowe”, „w realizacji”, „wysłane” — rzadko oddają rzeczywistą złożoność procesu magazynowego. PowerHub pozwala definiować własne statusy zamówień w dowolnej liczbie i kolejności, odzwierciedlając każdy etap Twojego wewnętrznego przepływu pracy.
Własny status to nie tylko etykieta — to trigger dla całej machiny automatyzacji:
- Akcje automatyczne — zmiana statusu uruchamia dowolnie skonfigurowane reguły (generowanie etykiety, wysyłka e-maila, aktualizacja stanu magazynowego, webhook do ERP).
- Akcje własne użytkownika — pracownik może wyzwolić akcję przypisaną do statusu jednym kliknięciem dedykowanego przycisku w interfejsie lub skrótem klawiszowym na stanowisku pracy.
- Skanowanie kodu kreskowego — zeskanowanie kodu zamówienia lub produktu automatycznie przesuwa zamówienie do kolejnego statusu i uruchamia przypisaną akcję. Pracownik magazynu nie musi dotykać klawiatury.
Własne statusy są w pełni widoczne na liście zamówień i na ekranie szczegółów — kolorowe oznaczenia pozwalają natychmiastowo ocenić stan całej kolejki bez wchodzenia w pojedyncze zamówienia.
Własne pola zamówień — pełna customizacja bez ograniczeń
Każdy sklep internetowy obsługuje pewne informacje, których standardowy formularz zamówienia po prostu nie przewiduje: numer zlecenia klienta B2B, informacja o grawerowaniu, preferencja opakowania prezentowego, numer umowy, data preferowanej dostawy. W PowerHub OMS żadna z tych informacji nie musi „lądować” w polu notatek.
Własne pola to strukturyzowane atrybuty przypisane do zamówień — działają jak tagi z wartościami. Możesz definiować pola tekstowe, liczbowe, pola wyboru (checkbox), listy rozwijane i daty. Każde pole może być:
- Widoczne na liście zamówień — jako osobna kolumna, po której można filtrować i sortować całą kolejkę (np. pokaż tylko zamówienia z polem „Typ klienta = B2B”).
- Widoczne w szczegółach zamówienia — w dedykowanej sekcji, dostępne od razu dla pracownika obsługi.
- Warunkiem w akcjach automatycznych — reguła może sprawdzać wartość pola własnego i na tej podstawie decydować, jaką akcję wykonać.
- Eksportowane do raportów — pola własne trafiają do eksportów CSV i mogą być filtrowane w raportach analitycznych.
Historia komunikacji z klientem — e-mail, SMS i czat w jednym miejscu
Jednym z największych problemów w obsłudze zamówień jest rozproszenie komunikacji: e-maile w jednym miejscu, SMSy w innym, notatki w CRM, a uwagi klienta do zamówienia — gdzieś w skrzynce odbiorczej. W PowerHub OMS cała historia komunikacji jest dostępna bezpośrednio przy zamówieniu, od chwili jego złożenia.
Co znajdziesz w historii komunikacji?
- Uwagi klienta do zamówienia — wszelkie informacje wpisane przez kupującego przy składaniu zamówienia są widoczne od razu, bez wchodzenia na platformę sprzedażową.
- Historia e-maili — wszystkie wiadomości wysłane automatycznie przez akcje (potwierdzenie zamówienia, informacja o wysyłce, numer śledzenia) i ręcznie przez pracownika.
- Historia SMS-ów — powiadomienia tekstowe z pełną treścią i statusem dostarczenia.
- Czat na dedykowanej stronie zamówienia — klient ma dostęp do unikalnego linku, pod którym może śledzić status i wysyłać wiadomości bezpośrednio do obsługi. Rozmowa jest widoczna przy zamówieniu w czasie rzeczywistym.
Wysyłanie wiadomości z poziomu zamówienia
Z panelu szczegółów zamówienia pracownik może bez opuszczania widoku:
- Wysłać e-mail do klienta (z gotowych szablonów lub własnej treści)
- Wysłać SMS z aktualnym statusem lub niestandardową wiadomością
- Odpowiedzieć na wiadomość klienta w czacie zamówienia
- Dodać wewnętrzną notatkę widoczną tylko dla zespołu (nie dla klienta)
Moduł Pick&Pack — maksymalna produktywność magazynu
Moduł Pick&Pack to jedna z najważniejszych funkcjonalności OMS — i często ta, która przynosi największy, natychmiastowy zwrot z inwestycji. Eliminuje błędy kompletacji, skraca czas realizacji i pozwala pracownikom magazynu działać efektywnie bez żadnego szkolenia z obsługi systemu.
Aplikacja mobilna PowerHub Assistant
Pracownicy magazynu pracują z natywnymi aplikacjami iOS i Android — PowerHub Assistant. Interfejs jest zoptymalizowany pod obsługę jedną ręką, z dużymi przyciskami akcji i minimalną liczbą kranięć na każde zamówienie.
Stanowisko wysyłki
Na stacjonarnych stanowiskach wysyłki pracownicy korzystają z pełnego interfejsu przeglądarkowego z obsługą skrótem klawiszowych i skanera kodów. Typowy przepływ pracy:
System natychmiast wyświetla zawartość zamówienia do weryfikacji. Nie trzeba nic wpisywać.
Skanuj kolejno produkty — system zaznacza zweryfikowane pozycje. Brakujący produkt = alert dźwiękowy i wizualny.
Naciśnięcie przycisku (lub skrót klawiszowy) generuje etykietę na drukarce termicznej i przesuwa zamówienie do statusu „Gotowe do odbioru”.
Akcja automatyczna przypisana do statusu wysyła SMS lub e-mail do klienta z numerem śledzenia — bez żadnego dodatkowego kroku.
Dokumenty z zewnętrznych systemów — faktury i etykiety bez przełączania
Większość sklepów korzysta z zewnętrznych systemów do wystawiania faktur (Fakturownia, iFirma, Wfirma, SAP, Comarch) lub pobiera etykiety z platform kurierskich. Standardowo oznacza to ciągłe przełączanie się między zakładkami i ręczne wyszukiwanie dokumentów po numerze zamówienia.
PowerHub OMS eliminuje ten problem: dokumenty przesłane z zewnętrznych systemów są automatycznie przypisywane do zamówień i widoczne bezpośrednio w szczegółach — bez wychodzenia z panelu.
Jak działa integracja dokumentów?
- Faktury z systemów zewnętrznych — po wystawieniu faktury w systemie FK (przez akcję automatyczną PowerHub lub ręcznie), dokument PDF jest automatycznie pobierany i przypisywany do zamówienia. Pracownik widzi fakturę jednym kliknięciem.
- Etykiety kurierskie — etykiety wygenerowane przez akcje automatyczne lub ręcznie są dostępne przy zamówieniu bez wchodzenia do panelu kuriera. Można je wydrukować lub pobrać bezpośrednio z listy dokumentów zamówienia.
- Dokumenty własne — dowolne pliki (specyfikacje produktów, listy pakowania, protokoły kontroli jakości) mogą być dołączone do zamówienia ręcznie lub przesłane przez API.
- Dokumenty celne — dla sprzedaży transgranicznej poza UE dokumenty celne (CN22, CN23, faktury proforma) są generowane i przechowywane przy zamówieniu.
Obsługiwane systemy zewnętrzne
| Kategoria | Przykłady systemów | Typ integracji |
|---|---|---|
| Systemy fakturowania (PL) | Fakturownia, iFirma, wFirma, inFakt | Akcja automatyczna + webhook |
| Systemy ERP | Comarch ERP, Subiekt, SAP | API / webhook dwukierunkowy |
| Platformy kurierskie | InPost, DPD, DHL, Meest, GLS | Wbudowana integracja |
| Systemy WMS | Własne WMS przez API | REST API PowerHub |
| Inne dokumenty | Dowolny system z eksportem PDF | Upload ręczny lub API |
Stany zamówień i synchronizacja z platformami
Każda platforma eCommerce ma swoje stany zamówień. Allegro używa „Wysłane”, WooCommerce „Completed”, Empik „Shipped”. PowerHub mapuje te stany do wspólnego języka i synchronizuje zmiany w obydwu kierunkach.
Przykład: Zmienisz status w PowerHub na „Wysłane” → Allegro automatycznie aktualizuje status zamówienia u kupującego → kupujący widzi zmianę w swoim koncie Allegro. Bez żadnych dodatkowych kroków z Twojej strony.
Raportowanie i analityka
PowerHub agreguje dane sprzedażowe ze wszystkich kanałów i prezentuje je w postaci czytelnych raportów:
- Sprzedaż wg kanału, kategorii, produktu, okresu
- Średni czas realizacji zamówienia (per kanał)
- Wskaźnik zwrotów i najczęstsze przyczyny
- Analiza marży wg kuriera i metody dostawy
- Porównanie miesiąc do miesiąca i rok do roku
Raporty można wysyłać automatycznie na e-mail (np. co poniedziałek rano) lub eksportować do CSV/Excel.
Kiedy OMS jest niezbędny?
Nie każdy sklep potrzebuje OMS od pierwszego dnia. Ale są sygnały, które mówią wyraźnie, że czas na wdrożenie:
- Sprzedajesz na 2+ kanałach i synchronizujesz stany ręcznie
- Zdarzają Ci się konflikty stanów i przypadki overselling
- Twój zespół loguje się do kilku osobnych paneli, żeby obsłużyć zamówienia
- Chcesz uruchomić nowy kanał sprzedaży, ale boisz się komplikacji operacyjnych
- Czas obsługi jednego zamówienia przekracza 5 minut
- Pracownicy magazynu tracą czas na szukanie dokumentów w zewnętrznych systemach
- Komunikacja z klientem jest rozrzucona po kilku narzędziach
PowerHub OMS w liczbach
Jak wdrożyć OMS PowerHub?
Rejestracja na powerhub.pl/start — bez karty kredytowej, bez zobowiązań.
Allegro: autoryzacja OAuth — 2 kliknięcia. WooCommerce: plugin + klucz API. Kolejne kanały — analogicznie.
Ustawienia → Statusy zamówień → dodaj etapy procesu. Ustawienia → Pola własne → zdefiniuj atrybuty specyficzne dla Twojego biznesu.
Wybierz gotowe szablony akcji lub utwórz własne. Pobierz aplikację PowerHub Assistant na urządzenia magazynowe.
Bezpłatna sesja Zoom (30 min) z ekspertem PowerHub — konfiguracja dopasowana do Twojego procesu. Migracja z dotychczasowego systemu jest w pełni wspierana.
Podsumowanie
System OMS w PowerHub to nie tylko agregator zamówień — to kompletna platforma operacyjna dla sprzedaży wielokanałowej. Centralizacja, automatyzacja, własne statusy i akcje, moduł Pick&Pack dla magazynu, historia komunikacji z klientem, własne pola zamówień i dokumenty z zewnętrznych systemów — wszystko to składa się na jeden spójny ekosystem, który eliminuje chaos pojawiający się przy skalowaniu do kolejnych kanałów.
Jeśli sprzedajesz na więcej niż jednym kanale i chcesz, żeby Twój zespół mógł skupić się na wzroście — a nie na ręcznie obsługiwanej logistyce i przełączaniu się między systemami — OMS PowerHub jest odpowiedzią.
Pełny dostęp do wszystkich funkcji OMS: własne statusy, Pick&Pack, historia komunikacji, pola własne, dokumenty zewnętrzne i 40+ integracji z kanałami sprzedaży. Bez karty kredytowej, bez zobowiązań.
Rozpocznij bezpłatny test
