PowerHub vs Base – porównanie systemów OMS do obsługi zamówień w eCommerce

Wraz ze wzrostem sprzedaży internetowej obsługa zamówień bardzo szybko staje się jednym z najważniejszych procesów w firmie. Na początku wystarcza panel marketplace, sklep internetowy, ręczna etykieta kurierska i arkusz kalkulacyjny. Problem zaczyna się wtedy, gdy zamówienia napływają jednocześnie z kilku kanałów, a zespół musi pilnować statusów, dokumentów, wysyłek, wiadomości do klientów, zwrotów oraz synchronizacji danych z magazynem i systemem ERP.

Właśnie w tym miejscu pojawia się system OMS, czyli Order Management System. Jego zadaniem jest centralizacja zamówień i automatyzacja codziennych czynności operacyjnych. Dobrze wdrożony OMS nie tylko porządkuje sprzedaż, ale realnie obniża koszt obsługi pojedynczego zamówienia.

Na polskim rynku jednym z najbardziej rozpoznawalnych rozwiązań tej kategorii jest Base. PowerHub rozwija własny moduł Zamówień, również zaprojektowany dla merchantów prowadzących sprzedaż wielokanałową. Oba systemy mają podobny cel, ale różnią się zakresem funkcji, sposobem podejścia do automatyzacji, modelem kosztowym oraz kierunkiem rozwoju.

W tym artykule porównujemy PowerHub i Base w kontekście modułów OMS. Nie po to, aby wskazać jedno uniwersalne rozwiązanie dla wszystkich, ale po to, aby pomóc sprzedawcom zrozumieć, które narzędzie lepiej pasuje do ich obecnego etapu rozwoju, struktury kosztów i planów skalowania sprzedaży.

Czym właściwie jest OMS?

OMS to system do zarządzania zamówieniami z różnych kanałów sprzedaży. W praktyce oznacza jedno miejsce, w którym zespół widzi zamówienia z marketplace, eSklepu, sprzedaży telefonicznej, sprzedaży osobistej, a często również z kanałów B2B.

Dobry system OMS powinien obsługiwać cały cykl życia zamówienia:

• pobranie zamówienia z kanału sprzedaży,
• weryfikację płatności i danych klienta,
• przypisanie statusu,
• przekazanie informacji do magazynu,
• wygenerowanie dokumentów sprzedażowych,
• utworzenie przesyłki i etykiety,
• przekazanie numeru nadania do marketplace lub sklepu,
• wysłanie wiadomości do klienta,
• obsługę zwrotu, reklamacji lub korekty.

Jeśli firma sprzedaje tylko w jednym sklepie i realizuje niewiele zamówień dziennie, taki system może nie być krytyczny. Jeśli jednak sprzedaż odbywa się na kilku marketplace’ach, w kilku krajach lub przy dużym wolumenie zamówień, OMS staje się jednym z kluczowych narzędzi operacyjnych.

PowerHub i Base — dwa systemy, podobny cel

Base to dojrzały system eCommerce, znany z szerokiej liczby integracji, rozbudowanego Managera Zamówień, automatyzacji, obsługi ofert, magazynu, przesyłek, faktur, komunikacji i API. Jest to rozwiązanie mocno obecne na rynku i dobrze rozpoznawalne przez wiele zespołów eCommerce.

PowerHub buduje alternatywę skoncentrowaną na sprzedaży wielokanałowej, automatyzacji procesów, obsłudze wielu marketplace i eSklepów, pracy magazynowej, zwrotach RMA, integracjach z ERP oraz bardziej przewidywalnym podejściu do kosztów przy rosnącym wolumenie sprzedaży.

Oba rozwiązania mogą obsługiwać zamówienia z wielu kanałów. Różnice pojawiają się w detalach: sposobie pracy na statusach, modelu pakowania, powiązaniu OMS z RMA, podejściu do abonamentu oraz zakresie funkcji dostępnych w konkretnych planach.

Centralizacja zamówień

Zarówno PowerHub, jak i Base pozwalają pobierać zamówienia z marketplace oraz sklepów internetowych do jednego panelu. To podstawowa funkcja każdego systemu OMS.

W Base Manager Zamówień umożliwia pobieranie zamówień z wielu kont marketplace oraz ze sklepów internetowych. System pozwala również dodawać zamówienia telefoniczne i osobiste. To ważne dla firm, które łączą sprzedaż online z innymi kanałami.

PowerHub działa podobnie: zamówienia z marketplace, eSklepów, sprzedaży telefonicznej i osobistej trafiają do jednego widoku. Kluczowa różnica polega jednak na tym, że PowerHub komunikuje obsługę zamówień jako część większego procesu operacyjnego obejmującego magazyn, przesyłki, dokumenty, RMA, komunikację i przekazywanie zamówień do sklepu lub ERP.

Automatyczne akcje i statusy zamówień

Automatyzacja jest jednym z najważniejszych obszarów porównania.

Base oferuje automatyczne akcje, które mogą zmieniać statusy, wysyłać wiadomości do klientów, wystawiać faktury, nadawać przesyłki i drukować dokumenty. To jeden z najmocniejszych elementów systemu i główny powód, dla którego wiele firm korzysta z Base w codziennej obsłudze zamówień.

PowerHub również opiera moduł Zamówień na automatycznych akcjach. System może zmieniać status zamówienia, wysyłać wiadomości, wystawiać fakturę, nadawać przesyłkę i drukować etykietę. Istotne jest też to, że PowerHub pozwala tworzyć własne statusy zamówień, przypisywać do nich akcje oraz dostosowywać proces do realnego przepływu pracy w firmie.

W praktyce automatyzacja powinna odpowiadać na pytanie: ile razy dziennie pracownik musi kliknąć coś ręcznie, aby zamówienie przeszło do kolejnego etapu?

Pakowanie i praca magazynu

W wielu firmach eCommerce najdroższe błędy nie powstają w panelu zamówień, ale w magazynie. Pomyłka w produkcie, źle spakowana paczka, brak zdjęcia przesyłki lub opóźnione nadanie potrafią generować koszty, zwroty, spory i negatywne opinie.

Base oferuje Asystenta Pakowania, który pomaga poprawnie zebrać i spakować produkty. Moduł wykorzystuje skaner kodów EAN lub SKU, informuje pracownika o pomyłce i może wykonać zdjęcie przesyłki jako dowód.

PowerHub rozwija Asystenta Pakowania AI jako element modułu Zamówień i procesów magazynowych. Asystent prowadzi pracownika krok po kroku przez pakowanie, weryfikuje EAN lub SKU, umożliwia wykonanie zdjęcia przesyłki jako dowodu wysyłki, wspiera integrację z drukarką etykiet i powiadomienia do klienta.

Przesyłki i kurierzy

Obsługa wysyłki to jeden z najbardziej praktycznych testów systemu OMS. Nie wystarczy pobrać zamówienia. System musi szybko utworzyć przesyłkę, dobrać przewoźnika, wydrukować etykietę, przekazać numer nadania do marketplace i poinformować klienta.

Base pozwala nadawać paczki bezpośrednio z Managera Zamówień, pojedynczo lub masowo. System może wydrukować etykiety, zamówić kuriera, przekazać numer nadania do marketplace i sklepu oraz przesłać klientowi link do śledzenia przesyłki.

PowerHub również pozwala generować etykiety, wybierać kuriera, zamawiać odbiór oraz monitorować status przesyłki bezpośrednio z poziomu listy zamówień. Ważnym elementem jest automatyczne przypisanie kuriera na podstawie reguł, na przykład kraju, gabarytu, wartości zamówienia lub metody dostawy.

Faktury, paragony i dokumenty

W systemie OMS dokumenty sprzedażowe powinny powstawać bez ręcznego przepisywania danych. Dotyczy to faktur VAT, paragonów, korekt, proform i dokumentów wysyłkowych.

Base umożliwia wystawianie paragonów, faktur VAT, proform i korekt do zamówień pojedynczo lub zbiorczo, także automatycznie według reguł. PowerHub umożliwia generowanie faktur VAT, paragonów i korekt bezpośrednio z zamówienia. Wspiera automatyczne wystawianie dokumentów po zmianie statusu, integrację z systemem księgowym, drukarką fiskalną oraz wysyłkę dokumentów do klienta.

Komunikacja z klientem

Dobra komunikacja z klientem ogranicza liczbę pytań do supportu. Klient chce wiedzieć, czy zamówienie zostało przyjęte, opłacone, spakowane, wysłane i kiedy dotrze.

Base oferuje szablony wiadomości e-mail i SMS, które można wysyłać z karty zamówienia, z listy zamówień lub przez automatyczne akcje. PowerHub również wspiera szablony e-mail i SMS, historię komunikacji przypisaną do zamówienia, dynamiczne linki do płatności oraz stronę zamówienia dla klienta.

Zwroty i RMA

Zwroty są jednym z obszarów, które często decydują o jakości całego procesu obsługi klienta. Wiele systemów OMS dobrze radzi sobie z zamówieniami wychodzącymi, ale słabiej z procesem po zakupie.

PowerHub bardzo wyraźnie pozycjonuje moduł RMA jako element ekosystemu OMS. Moduł Zamówień jest powiązany z obsługą zwrotów i reklamacji, automatycznym tworzeniem dokumentów korygujących, aktualizacją stanów magazynowych, statusami zwrotów oraz komunikacją z klientem.

Dla branż z wysokim poziomem zwrotów, takich jak moda, obuwie, elektronika, dom i ogród, RMA nie powinno być dodatkiem. Powinno być integralną częścią systemu operacyjnego.

Przekazywanie zamówień do sklepu, ERP i hurtowni

Nie każda firma chce obsługiwać zamówienie w systemie OMS od początku do końca. Czasami OMS ma pełnić rolę centrum integracyjnego, które pobiera zamówienie z marketplace i przekazuje je dalej do sklepu internetowego, ERP, WMS, hurtowni lub operatora fulfillment.

Base umożliwia przekazywanie zamówień z marketplace do sklepu internetowego lub systemu ERP. PowerHub również pozwala przekazywać zamówienia do sklepu, ERP lub hurtowni dropshipping. Dodatkowo obsługuje zamówienia telefoniczne i osobiste, płatności, wydruki własne oraz skróty klawiszowe dla szybkiej pracy operacyjnej.

Integracje i skalowanie sprzedaży

Base jest bardzo mocny w zakresie rozpoznawalności i szerokości ekosystemu integracji. To duża zaleta dla firm, które sprzedają na wielu marketplace, korzystają z wielu przewoźników i potrzebują gotowych połączeń z popularnymi narzędziami.

PowerHub również rozwija szeroki ekosystem integracji z marketplace, eSklepami, przewoźnikami, systemami ERP, WMS oraz aplikacjami wspierającymi. Ważnym elementem komunikacji PowerHub jest brak ograniczeń liczby podłączonych kont marketplace i eSklepów w planach abonamentowych oraz dostęp do wielu integracji w ramach abonamentu.

Porównanie funkcji OMS

Jak wybrać system OMS? Kryteria wyboru

Przed wyborem systemu OMS warto zacząć nie od cennika, ale od procesu. Najlepszy system to nie ten, który ma najdłuższą listę funkcji, lecz ten, który najlepiej pasuje do sposobu pracy Twojego zespołu.

Liczba i typ kanałów sprzedaży

Jeśli sprzedajesz w jednym sklepie internetowym, Twoje potrzeby będą inne niż w przypadku merchanta obsługującego Allegro, Amazon, eBay, Empik, Kaufland, eMAG i kilka sklepów internetowych jednocześnie.

Automatyzacja procesów

Dobry OMS powinien zdejmować z zespołu powtarzalne czynności. Sama centralizacja zamówień to dopiero początek. Kluczowe jest to, czy system potrafi automatycznie zmieniać statusy, wystawiać dokumenty, generować etykiety, dobierać przewoźnika, wysyłać wiadomości do klienta i przekazywać zamówienia do ERP.

Magazyn i pakowanie

Jeśli firma ma własny magazyn, warto zwrócić szczególną uwagę na kompletację i pakowanie. To tam najczęściej pojawiają się kosztowne błędy.

Zwroty i reklamacje

System OMS powinien obsługiwać nie tylko wysyłkę, ale też proces po zakupie. Szczególnie w branżach z dużą liczbą zwrotów RMA powinno być elementem całego przepływu pracy, a nie osobnym, ręcznym procesem.

Koszt całkowity, nie tylko abonament

Cennik to ważny element, ale nie powinien być jedynym kryterium. Trzeba uwzględnić również koszt wdrożenia, koszt wsparcia, koszt dodatkowych integracji, czas pracy zespołu, koszt błędów i koszt utrzymania procesów ręcznych.

Wdrażanie systemu OMS krok po kroku

Krok 1. Audyt obecnego procesu

Na początku warto opisać, jak dziś wygląda obsługa zamówienia: skąd przychodzą zamówienia, kto je obsługuje, gdzie zmieniane są statusy, jak powstają faktury, jak generowane są etykiety i gdzie pojawiają się błędy.

Krok 2. Wybór kanałów i integracji

Następnie trzeba określić, które kanały sprzedaży mają zostać podłączone w pierwszej kolejności. Nie zawsze warto zaczynać od wszystkiego naraz. Bezpieczniejszym podejściem jest uruchomienie najważniejszych kanałów, przetestowanie procesu i dopiero potem dodawanie kolejnych.

Krok 3. Konfiguracja statusów zamówień

Statusy powinny odzwierciedlać realny proces pracy. Dobre statusy pomagają zespołowi wiedzieć, co dzieje się z zamówieniem i co powinno wydarzyć się dalej.

Krok 4. Konfiguracja automatycznych akcji

Po statusach przychodzi czas na automatyzacje. To właśnie one dają największą oszczędność czasu: wysyłkę wiadomości, generowanie dokumentów, tworzenie przesyłek, zmianę statusów, drukowanie etykiet i przekazywanie zamówień do ERP lub sklepu.

Krok 5. Test na prawdziwych zamówieniach

Najlepszy test systemu OMS to nie prezentacja funkcji, ale prawdziwe zamówienie przeprowadzone od początku do końca: od pobrania zamówienia, przez kompletację i pakowanie, po dokumenty, przesyłkę i komunikację z klientem.

Krok 6. Szkolenie zespołu

Nawet najlepszy OMS nie zadziała dobrze, jeśli zespół nie będzie rozumiał procesu. Warto przygotować krótkie instrukcje, podzielić role i jasno określić, kto odpowiada za poszczególne etapy.

Krok 7. Optymalizacja po pierwszych tygodniach

Po kilku tygodniach warto wrócić do konfiguracji i sprawdzić, które akcje nadal są wykonywane ręcznie, gdzie pracownicy tracą najwięcej czasu, które statusy są zbędne i jakie automatyzacje warto dodać.

Porównanie kosztów obu systemów — abonament i wdrożenie

Koszt systemu OMS warto analizować w dwóch perspektywach: miesięcznego abonamentu oraz kosztów wdrożenia. Dopiero połączenie tych dwóch obszarów pokazuje realny koszt wejścia i utrzymania systemu.

Cennik PowerHub

W cenniku PowerHub ważne jest to, że główne moduły są ujęte w abonamencie: Moduł Zamówień, Sprzedaży, Magazynu, faktury, dokumenty sprzedaży, integracje z kurierami, Asystent Pakowania i kompletacji, a w wyższych planach także funkcje AI, PH Assistant, Repricer, priorytetowe wsparcie oraz elementy wsparcia API i SLA.

Cennik Base

Przykładowe porównanie abonamentu PowerHub i Base

Żeby porównać koszty w sposób możliwie przejrzysty, przyjmijmy górną granicę każdego przedziału zamówień z cennika PowerHub i policzmy, ile wyniósłby miesięczny koszt korzystania z Base według publicznego modelu Business: 149 zł stałej opłaty + 0,79 zł za każde zamówienie.

Ważne: według oficjalnego cennika Base plan Enterprise dotyczy firm przekraczających 5 000 zamówień miesięcznie lub 1 mln PLN GMV miesięcznie. Dlatego dla wolumenów 10 000 i 15 000 zamówień poniższe wyliczenie Base ma charakter orientacyjny — pokazuje koszt według wzoru Business, ale w praktyce firma może zostać zakwalifikowana do indywidualnej wyceny Enterprise.

* Dla wolumenów powyżej 5 000 zamówień Base może kwalifikować firmę do planu Enterprise z indywidualną wyceną. Kwoty 8 049 zł i 11 999 zł są więc orientacyjnym przeliczeniem według wzoru Business, a nie gwarantowaną ceną Base dla tej skali.

Jak policzyliśmy koszty?

Dla PowerHub przyjęto aktualne progi abonamentowe:

• Free — 0 zł do 100 zamówień miesięcznie,
• Start — 99 zł do 1 500 zamówień miesięcznie,
• Growth — 199 zł do 5 000 zamówień miesięcznie,
• Professional — 399 zł do 10 000 zamówień miesięcznie,
• powyżej 10 000 zamówień — 399 zł + 0,03 zł za każde dodatkowe zamówienie.

Dla Base przyjęto wzór z planu Business:

Przykładowo:

• 1 500 zamówień: 149 zł + 1 500 × 0,79 zł = 1 334 zł,
• 5 000 zamówień: 149 zł + 5 000 × 0,79 zł = 4 099 zł,
• 10 000 zamówień: 149 zł + 10 000 × 0,79 zł = 8 049 zł,
• 15 000 zamówień: 149 zł + 15 000 × 0,79 zł = 11 999 zł.

Porównanie roczne

* Dla wolumenów powyżej 5 000 zamówień Base może kwalifikować firmę do planu Enterprise z indywidualną wyceną, dlatego wyliczenie ma charakter poglądowy.

Co wynika z porównania?

W modelu PowerHub koszt rośnie progowo i pozostaje przewidywalny: merchant wie, ile zapłaci przy określonym wolumenie zamówień. W modelu Base Business koszt rośnie liniowo wraz z każdym zamówieniem, a po przekroczeniu określonej skali firma może przejść do indywidualnej wyceny Enterprise.

Dla mniejszych sklepów do 100 zamówień miesięcznie oba systemy mogą być bezpłatne. Różnice zaczynają być widoczne przy rosnącym wolumenie — szczególnie w przedziałach 1 500, 5 000 i 10 000 zamówień miesięcznie.

Warto jednak pamiętać, że abonament to tylko jeden element kosztu. Przy wyborze OMS trzeba uwzględnić także koszt wdrożenia, konfiguracji, wsparcia, integracji, czasu pracy zespołu oraz koszt błędów operacyjnych. Dopiero suma tych elementów pokazuje realny koszt obsługi zamówień w danym systemie.

Kiedy warto wybrać Base?

Base może być dobrym wyborem, jeśli:

• korzystasz już z Base i masz dobrze skonfigurowane procesy,
• priorytetem jest bardzo szeroki, rozpoznawalny ekosystem integracji,
• Twój zespół zna interfejs i nie chcesz przeprowadzać migracji,
• potrzebujesz sprawdzonego Managera Zamówień z automatyzacjami,
• wykorzystujesz aplikacje Base, takie jak Caller lub Printer,
• Twoja struktura kosztów w Base jest przewidywalna i akceptowalna.

Base to rozwiązanie dojrzałe i szeroko znane. Dla wielu firm będzie bezpiecznym wyborem, szczególnie jeśli system jest już częścią obecnej infrastruktury.

Kiedy warto wybrać PowerHub?

PowerHub warto rozważyć, jeśli:

• chcesz zarządzać zamówieniami z wielu kanałów w jednym panelu,
• zależy Ci na mocnym powiązaniu OMS z magazynem, przesyłkami, dokumentami i RMA,
• chcesz budować własne statusy i procesy pod konkretny model pracy,
• zależy Ci na automatyzacji pakowania, weryfikacji EAN lub SKU i ograniczeniu błędów magazynowych,
• obsługujesz wiele kont marketplace lub planujesz sprzedaż na wielu rynkach,
• chcesz testować system przez 30 dni bez karty kredytowej,
• szukasz modelu kosztowego opartego na progach zamówień,
• chcesz korzystać z planu Free do 100 zamówień miesięcznie,
• potrzebujesz systemu, który rozwija się w kierunku automatyzacji całego procesu sprzedaży.

PowerHub może być szczególnie interesujący dla merchantów, którzy nie chcą traktować OMS jako osobnego panelu zamówień, ale jako część operacyjnego centrum eCommerce.

Najważniejsza różnica: panel zamówień czy centrum operacyjne?

Najprostsze porównanie wygląda tak:

Base jest bardzo silnym i dojrzałym narzędziem do centralizacji zamówień, automatyzacji operacji, obsługi przesyłek, dokumentów, komunikacji oraz integracji z wieloma systemami.

PowerHub idzie w stronę operacyjnego centrum sprzedaży, gdzie zamówienia są połączone z magazynem, przesyłkami, RMA, automatyzacją, wieloma kontami marketplace, przekazywaniem zamówień do ERP i skalowaniem sprzedaży na wielu rynkach.

To nie znaczy, że jedno podejście jest obiektywnie lepsze. To znaczy, że wybór powinien zależeć od tego, jaki problem firma chce rozwiązać.

FAQ: System OMS w pytaniach i odpowiedziach

Podsumowanie

PowerHub i Base rozwiązują podobny problem: pomagają firmom eCommerce centralizować zamówienia i automatyzować codzienną pracę. Oba systemy oferują funkcje potrzebne w nowoczesnym OMS: integracje z kanałami sprzedaży, automatyczne akcje, statusy, przesyłki, dokumenty, komunikację z klientami i wsparcie pakowania.

Base ma przewagę dojrzałości, rozpoznawalności i szerokiego ekosystemu. To dobry wybór dla firm, które chcą korzystać ze sprawdzonego standardu rynku i mają procesy dopasowane do tego środowiska.

PowerHub stawia na połączenie OMS z całym operacyjnym zapleczem sprzedaży: magazynem, RMA, przesyłkami, dokumentami, wieloma kontami marketplace i przewidywalnym modelem kosztowym. To rozwiązanie dla firm, które chcą nie tylko obsługiwać zamówienia, ale budować skalowalny system pracy dla sprzedaży wielokanałowej.

Najlepszy wybór nie zależy od tego, który system ma dłuższą listę funkcji. Zależy od tego, który lepiej odpowiada na realne problemy Twojego zespołu, Twoich kanałów sprzedaży i Twojej struktury kosztów.