Obsługa zwrotów od dłuższego czasu była jednym z najczęściej powtarzających się tematów w Waszych zapytaniach. Po ponad roku intensywnej pracy naszego zespołu oddajemy w Wasze ręce rozbudowany system obsługi zwrotów, dostępny dla wszystkich użytkowników PowerHub bez dodatkowych opłat. Jesteśmy przekonani, że nowy moduł stanie się naturalnym elementem Waszych procesów – tak samo jak Manager Zamówień – i wkrótce będzie standardem w codziennej pracy.
Nowy moduł został zaprojektowany w taki sposób, aby umożliwić maksymalną elastyczność obsługi różnych scenariuszy zwrotów. Sprawdzi się zarówno w przypadku klasycznych zwrotów, kiedy klient odsyła część lub całe zamówienie, jak i przy reklamacjach czy wymianach, gdy konieczne jest wysłanie innej sztuki w miejsce odesłanego produktu. Doskonale radzi sobie także z obsługą napraw – towar wraca do sprzedawcy, jest procesowany, naprawiany i wysyłany ponownie do klienta.
- Zwroty (gdy klient odsyła część lub całe zamówienie),
- Reklamacje/wymiany (gdy klient odsyła towar, a sprzedawca wysyła mu inną sztukę),
- Naprawy (gdy klient odsyła towar, jest on procesowany i wysyłany ponownie do klienta).
Sprawna obsługa zwrotów
Obsługa zwrotów to jeden z kluczowych aspektów w e-commerce – dotyczy zarówno logistyki, księgowości, jak i satysfakcji klienta. Sprawnie i wygodnie realizowane zwroty budują zaufanie wśród kupujących, co sprawia, że chętniej wracają oni do naszego sklepu. Dla sprzedających przy obsłudze zwrotów niezmiernie istotne jest także zadbanie o wygenerowanie odpowiednich księgowych i rozliczenie oraz właściwe przyjęcie zwracanego towaru na magazyn – w czym również pomoże nasz moduł.
Poniżej przedstawiamy szereg funkcji, które umożliwią szybką obsługę zwrotów i pozwolą Ci oszczędzić czas. Każda funkcjonalność w module zwrotów można oczywiście całkowicie zautomatyzować.
Automatyczne pobieranie zwrotów – koniec z żonglowaniem systemami
Sprzedaż wielokanałowa to dziś standard w e-commerce, ale wraz z nią pojawia się jedno z największych wyzwań – rozproszenie procesów obsługi zwrotów. Każdy marketplace ma swoje zasady, własne formularze i sposób przekazywania informacji. W efekcie sprzedawca musi logować się do kilku paneli, pobierać dane ręcznie i przenosić je do swojego systemu, co jest czasochłonne i sprzyja błędom.
W PowerHub rozwiązaliśmy ten problem, wprowadzając automatyczne pobieranie zwrotów ze wszystkich źródeł sprzedaży. Niezależnie od tego, czy klient zgłosił zwrot w systemie Allegro, Amazon, w Twoim sklepie internetowym czy przez inny marketplace – wszystkie te zgłoszenia pojawią się w jednym, spójnym widoku w panelu PowerHub.
Dzięki temu:
- Nie tracisz czasu na przeskakiwanie między różnymi systemami.
- Wszystkie zwroty obsługujesz w tym samym procesie i według tych samych reguł.
- Możesz łatwo filtrować i priorytetyzować zgłoszenia w zależności od kanału sprzedaży, przewoźnika czy magazynu.
Jeśli sprzedajesz w kanale, który nie ma wbudowanego systemu zgłoszeń zwrotów, z pomocą przychodzą rozszerzone funkcje strony zamówienia w PowerHub. Możesz wysłać klientowi link, w którym samodzielnie:
- wybierze produkty do zwrotu,
- wskaże powód zwrotu z przygotowanej listy,
- pobierze etykietę zwrotną i nada przesyłkę.
To rozwiązanie nie tylko usprawnia pracę zespołu obsługi klienta, ale też skraca czas realizacji zwrotu, co bezpośrednio wpływa na zadowolenie kupującego i jego skłonność do ponownych zakupów.
💡 Przykład z praktyki:
Sprzedawca prowadzi sklep internetowy i jednocześnie działa na Allegro oraz Amazonie. Każdy z kanałów generuje kilkanaście zwrotów tygodniowo. Dzięki automatycznemu pobieraniu w PowerHub wszystkie te zgłoszenia trafiają w jedno miejsce, gdzie można je przetwarzać według spójnych procedur. Zamiast trzech osobnych procesów – jeden zintegrowany, prosty w zarządzaniu.
Własna lista statusów – pełna kontrola nad każdym etapem zwrotu
Obsługa zwrotów to proces wieloetapowy – od momentu zgłoszenia przez klienta, przez transport przesyłki, weryfikację towaru w magazynie, aż po rozliczenie finansowe. W wielu firmach właśnie na tym polu powstają opóźnienia i nieporozumienia – głównie dlatego, że statusy są rozproszone po różnych systemach lub zapisywane ręcznie.
Nowy moduł RMA w PowerHub eliminuje ten problem, dając Ci własną, konfigurowalną listę statusów zwrotów. Jej działanie jest analogiczne do listy zamówień, ale została zaprojektowana specjalnie z myślą o procesach posprzedażowych.
Dzięki temu możesz:
- Grupować zwroty według źródła (np. Allegro, własny sklep, inny marketplace).
- Filtrować według przewoźnika, co jest szczególnie przydatne, gdy współpracujesz z kilkoma firmami kurierskimi.
- Sortować według magazynu, jeśli obsługujesz kilka lokalizacji lub różne centra logistyczne.
Największą przewagą tego rozwiązania jest możliwość automatycznej zmiany statusów dzięki akcjom zaprogramowanym w systemie. Oznacza to, że kiedy paczka dotrze do magazynu lub zostanie zweryfikowana, status zmieni się sam – bez udziału pracownika.
💡 Przykład zastosowania:
Klient zgłasza zwrot w sklepie internetowym. Status zmienia się automatycznie na „Oczekuje na przesyłkę”. Gdy paczka zostaje zeskanowana w magazynie – system nadaje status „Weryfikacja towaru”. Po pozytywnym rozpatrzeniu zgłoszenia – „Zwrot środków w toku”. Wszystko dzieje się automatycznie, a Ty w każdej chwili możesz zobaczyć, ile zwrotów znajduje się w danym etapie.
Korzyści dla sprzedawcy:
- Pełna transparentność procesów.
- Brak konieczności ręcznego aktualizowania statusów.
- Łatwe raportowanie i analiza liczby zwrotów w poszczególnych etapach.
Korzyści dla klienta:
- Jasne i szybkie informacje o postępach w procesie zwrotu.
- Zwiększone poczucie bezpieczeństwa i profesjonalizmu sklepu.
Dzięki własnej liście statusów każdy etap procesu jest widoczny, kontrolowany i możliwy do automatycznego zarządzania – a to oznacza mniej błędów, szybszą obsługę i wyższą satysfakcję klientów.s.
Automatyczne akcje dla zwrotów
Nowe warunki i akcje automatyczne pozwalają m.in. automatycznie akceptować lub odrzucać zwroty, wystawiać korekty faktur, dokonywać zwrotów wpłat, wysyłać do klientów wiadomości e-mail lub SMS, a także generować wnioski o zwrot prowizji w marketplace’ach. Proces wystawiania korekt faktur jest maksymalnie uproszczony – wszystkie dane pobierane są bezpośrednio ze zgłoszenia zwrotu, co eliminuje konieczność ręcznego wybierania pozycji.
Dodaliśmy nowe warunki i nowe akcje do wykonania. Możesz automatycznie akceptować i odrzucać zwroty, wystawiać faktury korygujące, zwracać wpłaty, występować o zwrot prowizji marketplace, wysyłać maile do klienta i wiele więcej. Zarządzaj zwrotami, korzystając ze znanego Ci mechanizmu automatycznych akcji.
Przykłady akcji automatycznych:
1. Po zmianie statusu zwrotu:
- Wysłanie automatycznej wiadomości e-mail do klienta z informacją o przyjęciu paczki w magazynie.
- Automatyczne wystawienie faktury korygującej po zatwierdzeniu zwrotu.
- Zgłoszenie wniosku o zwrot prowizji w danym marketplace (np. Allegro, Amazon).
- Aktualizacja stanu magazynowego zwracanego produktu w wybranym magazynie.
- Wygenerowanie dokumentu PZ (przyjęcie zewnętrzne) w systemie magazynowym.
2. Po kliknięciu w przycisk zdarzenia własnego (własna akcja automatyczna):
- Ręczne uruchomienie akcji zwrotu środków klientowi w systemie płatności.
- Wysłanie dodatkowej wiadomości SMS z indywidualnym kodem rabatowym „na przeprosiny”.
- Wygenerowanie i wydruk etykiety przesyłki zwrotnej do klienta (np. w przypadku wymiany).
- Utworzenie nowego zamówienia wymiany z automatycznym dodaniem adresu klienta i produktu.
- Przekazanie informacji o zwrocie do systemu ERP lub CRM.
3. Po zeskanowaniu kodu kreskowego:
- Automatyczna zmiana statusu zwrotu na „Przyjęty w magazynie” lub „Zweryfikowany”.
- Zarejestrowanie przyjęcia towaru na stan magazynowy w systemie WMS.
- Wywołanie akcji wysyłki powiadomienia e-mail do klienta o pozytywnym rozpatrzeniu zwrotu.
- Uruchomienie procesu pakowania produktu wymiennego lub po naprawie.
- Generowanie i druk protokołu przyjęcia/naprawy dla działu serwisowego.
Przywracanie stanu magazynowego.
Dzięki nowemu systemowi proces obsługi zwrotów staje się w pełni zautomatyzowany. Po zaakceptowaniu zwrotu stany magazynowe są natychmiast aktualizowane w wybranym magazynie, a całość można dodatkowo dostosować do indywidualnych potrzeb, określając, do którego magazynu powinien trafić towar.
W momencie, gdy zaakceptujesz zwrot, automatycznie zwiększy się też stan magazynowy produktu w wybranym magazynie. To, do którego magazynu powinien trafić towar, także możesz zautomatyzować – bez konieczności ręcznego wybierania lokalizacji.
Przykłady zastosowania:
- Zwroty ze sklepów stacjonarnych: Produkt zwrócony w jednym punkcie sprzedaży może automatycznie zostać przypisany do głównego magazynu centralnego, a nie do lokalnego stanu sklepu.
- Sprzedaż wielomagazynowa: Towar odesłany przez klienta z zagranicy trafia do najbliższego magazynu regionalnego, a system automatycznie aktualizuje jego stan, aby był dostępny do ponownej sprzedaży.
- Obsługa outletu lub wyprzedaży: Zwrócone produkty w stanie idealnym mogą wracać na stan główny, a te z drobnymi wadami – automatycznie kierowane do magazynu outletowego.
- Serwis i naprawy: Produkt po naprawie trafia ponownie do magazynu serwisowego, a system aktualizuje stany w tym konkretnym miejscu.
- Automatyczna alokacja w okresach dużej sprzedaży: W czasie wyprzedaży system może kierować zwroty do magazynów o największej rotacji, aby towar szybciej trafił z powrotem do oferty.
💡 Korzyść biznesowa: Automatyczne przywracanie stanów magazynowych minimalizuje ryzyko braków w dostępności produktów w sprzedaży online i offline, a także skraca czas potrzebny na ponowne wprowadzenie towaru do obrotu.
Rozliczenia z klientami i dokumenty księgowe
Wystawianie faktur korygujących to jeden z tych procesów, które w tradycyjnej obsłudze zwrotów potrafią pochłonąć zaskakująco dużo czasu. Wymaga precyzyjnego wyszukania właściwego dokumentu sprzedaży, wybrania odpowiednich pozycji, dopilnowania zgodności kwot i sprawdzenia, czy wszystkie dane są poprawne. Każdy błąd może skutkować koniecznością ponownego wystawienia dokumentu, co opóźnia całą procedurę i generuje dodatkową pracę.
Nowy moduł RMA w PowerHub całkowicie eliminuje ten problem. Wszystkie dane potrzebne do wystawienia faktury korygującej pobierane są bezpośrednio ze zgłoszenia zwrotu – oznacza to, że nie musisz już ręcznie wskazywać, które produkty zostały odesłane, ani przeliczać wartości. System automatycznie uzupełni dokument o wszystkie niezbędne informacje:
- dane klienta,
- numer i datę pierwotnej faktury,
- zwracane pozycje wraz z ilościami i cenami,
- powód korekty,
- wartość zwrotu brutto i netto.
💡 Przykład zastosowania:
Klient odsyła dwa produkty z większego zamówienia. W tradycyjnym procesie musiałbyś ręcznie wyszukać fakturę, zaznaczyć te pozycje, wpisać ilości i ceny. W module RMA wystarczy zaakceptować zgłoszenie zwrotu – korekta faktury zostanie wystawiona automatycznie w oparciu o dane z tego zgłoszenia, a dokument trafi do klienta w formie elektronicznej.
Efekt?
- Brak ryzyka pomyłki przy wyborze pozycji.
- Szybszy czas realizacji zwrotu.
- Spójność danych księgowych i sprzedażowych.
To rozwiązanie jest szczególnie ważne dla firm, które obsługują dużą liczbę transakcji dziennie. W skali miesiąca automatyczne korekty faktur mogą zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt godzin pracy działu księgowości i obsługi klienta.
Zwrot wpłat – szybkie rozliczenia i automatyczne przelewy
Proces zwrotu środków do klienta to jeden z kluczowych momentów całej procedury RMA. To właśnie na tym etapie kupujący ocenia, czy sklep działa sprawnie i rzetelnie. Szybka wypłata należności zwiększa zaufanie i często decyduje o tym, czy klient wróci w przyszłości.
W nowym module RMA w PowerHub masz pełną kontrolę nad rejestrowaniem i realizacją zwrotów płatności. W panelu możesz oznaczyć, dla których zgłoszeń zwrotów środki zostały już przesłane z powrotem do klienta. Dzięki temu zawsze wiesz, na jakim etapie znajduje się każdy proces – zarówno od strony logistycznej, jak i finansowej.
Największa wygoda pojawia się wtedy, gdy korzystasz z kanałów sprzedaży obsługujących automatyczne zwroty środków, takich jak Allegro czy inne marketplace’y posiadające własne systemy rozliczeniowe. W takich przypadkach PowerHub, po zaakceptowaniu zwrotu, może samodzielnie zlecić przekazanie pieniędzy na konto kupującego – bez konieczności logowania się do dodatkowych paneli czy ręcznego wykonywania przelewów.
💡 Przykład zastosowania:
Klient dokonuje zakupu na Allegro, ale po kilku dniach zwraca produkt. Po zaakceptowaniu zwrotu w module RMA, PowerHub automatycznie zleca wypłatę środków w systemie Allegro, jednocześnie oznaczając w panelu, że płatność została dokonana. Ty nie musisz już pamiętać o wykonaniu tego kroku, a klient dostaje pieniądze szybciej.
Korzyści dla sprzedawcy:
- Eliminacja ryzyka pominięcia lub opóźnienia zwrotu płatności.
- Skrócenie całego procesu obsługi zwrotu.
- Lepsza transparentność – pełny wgląd w historię zwrotów i wypłat.
Korzyści dla klienta:
- Krótszy czas oczekiwania na środki.
- Jasna informacja o statusie zwrotu.
W efekcie Twoja marka postrzegana jest jako profesjonalna, godna zaufania i dbająca o komfort kupujących – a to w e-commerce bezpośrednio przekłada się na sprzedaż i lojalność klientów.
Formularz zwrotu w ramach strony zamówienia – szybka i wygodna obsługa bezpośrednio w panelu klienta
W e-commerce klienci coraz częściej oczekują, że proces zwrotu będzie tak prosty, jak sam zakup. Dlatego w nowym module RMA w PowerHub wprowadziliśmy rozszerzenie strony zamówienia o dodatkowe funkcje, które pozwalają kupującym samodzielnie zgłosić zwrot w kilku prostych krokach – bez konieczności kontaktu z obsługą sklepu.
Jeżeli Twój kanał sprzedaży (np. sklep internetowy) nie posiada wbudowanego formularza zwrotu, możesz wysłać klientowi link do jego strony zamówienia. Po otwarciu zobaczy on rozszerzone opcje:
- wybór towarów, które chce zwrócić,
- zaznaczenie powodu zwrotu z przygotowanej listy,
- możliwość pobrania gotowej etykiety zwrotnej.
Całość odbywa się w tym samym, znanym klientowi miejscu – w szczegółach jego zamówienia – co zapewnia intuicyjną nawigację i skraca czas potrzebny na wykonanie formalności.
💡 Przykład zastosowania:
Klient kupuje w Twoim sklepie kurtkę i spodnie. Po dostawie stwierdza, że spodnie nie pasują. Otrzymuje od Ciebie link do strony swojego zamówienia, gdzie wybiera spodnie z listy produktów, zaznacza powód „rozmiar nieodpowiedni” i od razu pobiera etykietę zwrotną. Wszystko trwa zaledwie kilka minut, a moduł RMA automatycznie rejestruje zgłoszenie i przygotowuje dokumenty do obsługi.
Korzyści dla sprzedawcy:
- Brak konieczności ręcznego przyjmowania zgłoszeń e-mailowych i telefonicznych.
- Automatyczne pobieranie danych o powodach zwrotów.
- Szybsze przekazywanie informacji do działu logistycznego.
Korzyści dla klienta:
- Wygodny proces dostępny 24/7 w znanym środowisku – stronie zamówienia.
- Brak potrzeby logowania się do dodatkowych systemów czy wypełniania zewnętrznych formularzy.
- Natychmiastowa możliwość wydrukowania etykiety zwrotnej.
Dzięki tej funkcji klient nie musi uczyć się nowego procesu ani szukać dodatkowych linków – wystarczy wejść w szczegóły swojego zamówienia, by w prosty i szybki sposób zainicjować zwrot.
Wymiana towarów i zwroty po naprawie – szybkie procesy w jednym narzędziu
Wymiana towaru czy odesłanie produktu po naprawie to sytuacje, które w tradycyjnych procesach obsługi potrafią wymagać wielu kroków – od ponownego wprowadzania danych klienta, przez tworzenie nowego zamówienia, po przygotowanie dokumentów wysyłkowych. W nowym module RMA w PowerHub cały ten proces został maksymalnie uproszczony i zautomatyzowany.
W przypadku wymiany towaru moduł zwrotów pozwala na błyskawiczne utworzenie nowego zamówienia bez konieczności ręcznego kopiowania danych. Wszystkie informacje – od danych klienta po listę produktów – pobierane są bezpośrednio ze zgłoszenia zwrotu. Wystarczy kilka kliknięć, aby przygotować nowe zamówienie i rozpocząć proces wysyłki zamiennego towaru.
Dla firm obsługujących naprawy serwisowe moduł oferuje dodatkowe udogodnienia. Po zakończonej naprawie możesz:
- zarejestrować zwrot produktu do klienta,
- utworzyć przesyłkę zwrotną bezpośrednio z poziomu zgłoszenia,
- wygenerować dedykowane formularze po naprawie (np. protokół serwisowy, raport wykonanych czynności).
💡 Przykład zastosowania – wymiana:
Klient zamawia bluzę w rozmiarze M, ale okazuje się, że potrzebuje L. Po otrzymaniu zgłoszenia w module RMA, sprzedawca jednym kliknięciem tworzy nowe zamówienie z właściwym rozmiarem, a system automatycznie przygotowuje dokumenty wysyłki.
💡 Przykład zastosowania – naprawa:
Firma serwisująca elektronikę otrzymuje od klienta laptopa z uszkodzonym ekranem. Po naprawie technik w module RMA rejestruje zwrot sprzętu, generuje etykietę kurierską oraz automatycznie dołącza formularz z opisem wykonanej naprawy.
Korzyści dla sprzedawcy i serwisu:
- Skrócenie czasu potrzebnego na obsługę wymian i napraw.
- Eliminacja ręcznego wprowadzania danych.
- Spójna dokumentacja wszystkich etapów procesu.
Korzyści dla klienta:
- Szybsza realizacja wymiany lub zwrotu po naprawie.
- Jasna komunikacja i komplet dokumentów potwierdzających wykonanie usługi.
Dzięki tym funkcjom moduł RMA staje się nie tylko narzędziem do obsługi klasycznych zwrotów, ale również kompleksowym systemem posprzedażowej obsługi klienta, obejmującym wymiany, serwis i ponowne wysyłki.
Podsumowanie – dlaczego warto korzystać z modułu RMA w PowerHub?
Centralizacja – obsługa zwrotów ze wszystkich kanałów sprzedaży, w tym marketplace’ów z własnymi systemami RMA, w jednym panelu PowerHub.
Automatyzacja – możliwość ustawienia automatycznych akcji dla każdego etapu zwrotu (akceptacja, odrzucenie, korekty faktur, zwroty płatności, wnioski o zwrot prowizji).
Integracja z płatnościami i marketplace’ami – automatyczne zwroty należności do systemów płatności oraz obsługa zwrotu prowizji w marketplace.
Portal zwrotów dla klientów – dedykowana strona i formularz umożliwiające samodzielne zgłoszenie zwrotu i pobranie etykiety.
Pełna elastyczność – obsługa zwrotów, reklamacji, wymian i napraw w jednym narzędziu.
Automatyczna aktualizacja stanów magazynowych – natychmiastowe przywracanie stanów po zaakceptowaniu zwrotu.
Przyszłościowe rozwiązania – planowane dodanie przycisku zwrotu w dedykowanej stronie zamówienia, automatycznego generowania przesyłek zwrotnych i analityki zwrotów.
Zachęcamy do korzystania z nowej funkcjonalności i dzielenia się Waszymi przemyśleniami. Jak wiecie, jesteśmy otwarci na feedback i sugestie. Możecie się z nami skontaktować poprzez zgłoszenia do supportu. Namawiamy też do korzystania z portalu sugestii, który regularnie sprawdzamy i staramy się wcielać w życie najpopularniejsze propozycje.
Chcesz wiedzieć więcej o systemie RMA? Napisz do nas!
