Обробка повернень вже давно була однією з найчастіше повторюваних тем у ваших запитаннях. Після понад року інтенсивної роботи нашої команди ми передаємо у ваші руки розширену систему обробки повернень, доступну для всіх користувачів PowerHub без додаткової плати. Ми переконані, що новий модуль стане природним елементом ваших процесів – так само, як Менеджер Замовлень – і скоро стане стандартом у щоденній роботі.
Новий модуль був розроблений таким чином, щоб забезпечити максимальну гнучкість обробки різних сценаріїв повернень. Він підходить як для класичних повернень, коли клієнт повертає частину або все замовлення, так і для рекламацій чи обмінів, коли необхідно відправити інший товар замість повернутого продукту. Він також чудово справляється з обробкою ремонтів – товар повертається до продавця, обробляється, ремонтується та відправляється знову до клієнта.
- Повернення (коли клієнт повертає частину або все замовлення),
- Рекламації/обміни (коли клієнт повертає товар, а продавець відправляє йому інший екземпляр),
- Ремонти (коли клієнт повертає товар, він обробляється та відправляється знову клієнту).
Ефективне обслуговування повернень
Обробка повернень – один з ключових аспектів в e-commerce – стосується як логістики, бухгалтерії, так і задоволеності клієнта. Ефективно та зручно здійснені повернення будують довіру серед покупців, що робить їх більш схильними повертатися до нашого магазину. Для продавців при обробці повернень надзвичайно важливо також подбати про генерацію відповідних бухгалтерських записів та розрахунок, а також правильне прийняття повернутого товару на склад – у чому також допоможе наш модуль.
Нижче ми представляємо низку функцій, які дозволять швидко обробляти повернення та дозволять вам заощадити час. Кожну функціональність у модулі повернень можна, звичайно, повністю автоматизувати.
Автоматичне отримання повернень – кінець жонглювання системами
Багатоканальні продажі сьогодні є стандартом в e-commerce, але разом з ними виникає одне з найбільших викликів – розпорошення процесів обробки повернень. Кожен маркетплейс має свої правила, власні форми та спосіб передачі інформації. У результаті продавець має входити в кілька панелей, завантажувати дані вручну та переносити їх у свою систему, що є трудомістким та сприяє помилкам.
У PowerHub ми вирішили цю проблему, ввівши автоматичне отримання повернень з усіх джерел продажів. Незалежно від того, чи клієнт подав заявку на повернення в системі Allegro, Amazon, у вашому інтернет-магазині чи через інший маркетплейс – усі ці заявки з’являться в одному, узгодженому вигляді в панелі PowerHub.
Завдяки цьому:
- Ви не витрачаєте час на перемикання між різними системами.
- Усі повернення ви обробляєте в тому самому процесі та за тими самими правилами.
- Ви можете легко фільтрувати та пріоритизувати заявки залежно від каналу продажу, перевізника чи складу.
Якщо ви продаєте в каналі, який не має вбудованої системи заявок на повернення, на допомогу приходять розширені функції сторінки замовлення в PowerHub. Ви можете надіслати клієнту посилання, в якому він самостійно:
- вибере товари для повернення,
- вкаже причину повернення з підготовленого списку,
- завантажить етикетку повернення та відправить посилку.
Це рішення не лише покращує роботу команди обслуговування клієнтів, але й скорочує час виконання повернення, що безпосередньо впливає на задоволення покупця та його схильність до повторних покупок.
💡 Приклад з практики:
Продавець веде інтернет-магазин і одночасно діє на Allegro та Amazon. Кожен із каналів генерує кільканадцять повернень на тиждень. Завдяки автоматичному отриманню в PowerHub усі ці заявки потрапляють в одне місце, де їх можна обробляти за узгодженими процедурами. Замість трьох окремих процесів – один інтегрований, простий у керуванні.
Власний список статусів – повний контроль на кожному етапі повернення
Обслуговування повернень – це багатоетапний процес – від моменту подання заявки клієнтом, через транспортування посилки, перевірку товару на складі, до фінансового розрахунку. У багатьох компаніях саме на цьому полі виникають затримки та непорозуміння – головним чином тому, що статуси розосереджені в різних системах або записуються вручну.
Новий модуль RMA в PowerHub усуває цю проблему, надаючи вам власний, налаштовуваний список статусів повернень. Його дія аналогічна до списку замовлень, але він був розроблений спеціально з урахуванням процесів післяпродажного обслуговування.
Завдяки цьому ви можете:
- Групувати повернення за джерелом (наприклад, Allegro, власний магазин, інший маркетплейс).
- Фільтрувати за перевізником, що особливо корисно, коли ви співпрацюєте з кількома кур’єрськими компаніями.
- Сортувати за складом, якщо ви обслуговуєте кілька локацій або різні логістичні центри.
Найбільшою перевагою цього рішення є можливість автоматичної зміни статусів завдяки діям, запрограмованим у системі. Це означає, що коли посилка прибуде на склад або буде перевірена, статус зміниться сам – без участі працівника.
💡 Приклад застосування:
Клієнт подає заявку на повернення в інтернет-магазині. Статус автоматично змінюється на «Очікує на відправлення». Коли посилку сканують на складі – система присвоює статус «Перевірка товару». Після позитивного розгляду заявки – «Повернення коштів в процесі». Все відбувається автоматично, і ви в будь-який момент можете побачити, скільки повернень знаходиться на певному етапі.
Переваги для продавця:
- Повна прозорість процесів.
- Відсутність необхідності ручного оновлення статусів.
- Легке звітування та аналіз кількості повернень на окремих етапах.
Переваги для клієнта:
- Чітка та швидка інформація про прогрес у процесі повернення.
- Підвищене відчуття безпеки та професіоналізму магазину.
Завдяки власному списку статусів кожен етап процесу є видимим, контрольованим і можливим для автоматичного управління – а це означає менше помилок, швидше обслуговування та вищу задоволеність клієнтів.
Автоматичні дії для повернень
Нові умови та автоматичні дії дозволяють, серед іншого, автоматично приймати або відхиляти повернення, виставляти коригувальні рахунки, здійснювати повернення платежів, надсилати клієнтам електронні листи або SMS, а також генерувати заявки на повернення комісій на маркетплейсах. Процес виставлення коригувальних рахунків максимально спрощений – усі дані завантажуються безпосередньо з заявки на повернення, що усуває необхідність ручного вибору позицій.
Ми додали нові умови та нові дії для виконання. Ви можете автоматично приймати та відхиляти повернення, виставляти коригувальні рахунки, повертати платежі, подавати заявки на повернення комісії маркетплейсу, надсилати листи клієнтам та багато іншого. Керуйте поверненнями, використовуючи знайомий вам механізм автоматичних дій.
Приклади автоматичних дій:
1. Після зміни статусу повернення:
- Надсилання автоматичного електронного листа клієнту з інформацією про прийняття посилки на складі.
- Автоматичне виставлення коригувального рахунку-фактури після затвердження повернення.
- Подача заявки на повернення комісії у відповідному маркетплейсі (наприклад, Allegro, Amazon).
- Оновлення складського стану поверненого товару у вибраному складі.
- Генерація документа ПЗ (прийом зовнішній) у системі складського обліку.
2. Після натискання на кнопку власної події (власна автоматична дія):
- Ручний запуск дії повернення коштів клієнту в системі платежів.
- Надсилання додаткового SMS-повідомлення з індивідуальним кодом знижки «на вибачення».
- Генерація та друк етикетки зворотної посилки для клієнта (наприклад, у разі обміну).
- Створення нового замовлення на обмін з автоматичним додаванням адреси клієнта та товару.
- Передача інформації про повернення до системи ERP або CRM.
3. Після сканування штрих-коду:
- Автоматична зміна статусу повернення на «Прийнято на складі» або «Перевірено».
- Реєстрація прийому товару на складський залишок у системі WMS.
- Виклик дії надсилання сповіщення електронною поштою клієнту про позитивне розглядання повернення.
- Запуск процесу пакування товару для обміну або після ремонту.
- Генерація та друк протоколу прийому/ремонту для сервісного відділу.
Відновлення складського стану.
Завдяки новій системі процес обробки повернень стає повністю автоматизованим. Після прийняття повернення складські запаси негайно оновлюються у вибраному складі, і все це можна додатково налаштувати відповідно до індивідуальних потреб, визначаючи, на який склад має потрапити товар.
У момент, коли ви приймете повернення, автоматично збільшиться також складський запас товару у вибраному складі. Те, на який склад має потрапити товар, також можна автоматизувати – без необхідності ручного вибору локації.
Приклади застосування:
- Повернення зі стаціонарних магазинів: Товар, повернутий в одному пункті продажу, може автоматично бути прив’язаний до головного центрального складу, а не до локального стану магазину.
- Багатоскладська продаж: Товар, відправлений клієнтом з-за кордону, потрапляє до найближчого регіонального складу, а система автоматично оновлює його стан, щоб він був доступний для повторного продажу.
- Обслуговування аутлету або розпродажу: Повернені товари в ідеальному стані можуть повертатися на основний склад, а ті з незначними дефектами – автоматично направлятися до аутлетного складу.
- Сервіс та ремонти: Товар після ремонту знову потрапляє на сервісний склад, а система оновлює стани в цьому конкретному місці.
- Автоматичне розподілення в періоди високих продажів: Під час розпродажів система може направляти повернення до складів з найбільшим оборотом, щоб товар швидше повернувся до пропозиції.
💡 Бізнес-перевага: Автоматичне відновлення складських запасів мінімізує ризик відсутності товарів у наявності для онлайн та офлайн продажів, а також скорочує час, необхідний для повторного введення товару в обіг.
Розрахунки з клієнтами та бухгалтерські документи
Виставлення коригувальних рахунків-фактур – це один з тих процесів, які в традиційній обробці повернень можуть зайняти дивовижно багато часу. Потрібно точно знайти відповідний документ продажу, вибрати відповідні позиції, стежити за відповідністю сум і перевірити, чи всі дані правильні. Будь-яка помилка може призвести до необхідності повторного виставлення документа, що затримує всю процедуру і створює додаткову роботу.
Новий модуль RMA в PowerHub повністю усуває цю проблему. Всі дані, необхідні для виставлення коригувального рахунку-фактури, отримуються безпосередньо з заявки на повернення – це означає, що вам більше не потрібно вручну вказувати, які товари були повернуті, або перераховувати значення. Система автоматично заповнить документ усією необхідною інформацією:
- дані клієнта,
- номер та дату оригінального рахунку-фактури,
- повернені позиції разом з кількістю та цінами,
- причина корекції,
- вартість повернення брутто та нетто.
💡 Приклад застосування:
Клієнт повертає два товари з більшого замовлення. У традиційному процесі вам довелося б вручну шукати рахунок-фактуру, позначати ці позиції, вводити кількості та ціни. У модулі RMA достатньо прийняти заявку на повернення – корекція рахунку-фактури буде виставлена автоматично на основі даних з цієї заявки, а документ надійде клієнту в електронній формі.
Результат?
- Відсутність ризику помилки при виборі позиції.
- Швидший час виконання повернення.
- Узгодженість бухгалтерських та продажних даних.
Це рішення особливо важливе для компаній, які обслуговують велику кількість транзакцій щодня. У масштабі місяця автоматичні корекції рахунків-фактур можуть заощадити навіть кілька десятків годин роботи відділу бухгалтерії та обслуговування клієнтів.
Повернення платежів – швидкі розрахунки та автоматичні перекази
Процес повернення коштів клієнту – це один із ключових моментів усієї процедури RMA. Саме на цьому етапі покупець оцінює, чи магазин працює ефективно та надійно. Швидка виплата належних коштів підвищує довіру та часто вирішує, чи клієнт повернеться в майбутньому.
У новому модулі RMA в PowerHub ви маєте повний контроль над реєстрацією та виконанням повернень платежів. На панелі ви можете позначити, для яких заявок на повернення кошти вже були переслані назад клієнту. Завдяки цьому ви завжди знаєте, на якому етапі знаходиться кожен процес – як з логістичної, так і з фінансової сторони.
Найбільша зручність з’являється тоді, коли ви користуєтеся каналами продажу, що підтримують автоматичні повернення коштів, такими як Allegro чи інші маркетплейси, які мають власні розрахункові системи. У таких випадках PowerHub після прийняття повернення може самостійно доручити переказ грошей на рахунок покупця – без необхідності входу в додаткові панелі чи ручного виконання переказів.
💡 Приклад застосування:
Клієнт здійснює покупку на Allegro, але через кілька днів повертає товар. Після прийняття повернення в модулі RMA, PowerHub автоматично замовляє виплату коштів у системі Allegro, одночасно позначаючи в панелі, що оплата була здійснена. Вам більше не потрібно пам’ятати про виконання цього кроку, а клієнт отримує гроші швидше.
Переваги для продавця:
- Усунення ризику пропуску або затримки повернення платежу.
- Скорочення всього процесу обслуговування повернення.
- Краща прозорість – повний доступ до історії повернень та виплат.
Переваги для клієнта:
- Коротший час очікування на кошти.
- Чітка інформація про статус повернення.
У результаті ваш бренд сприймається як професійний, гідний довіри та дбаючий про комфорт покупців – а це в електронній комерції безпосередньо впливає на продажі та лояльність клієнтів.
Форма повернення в рамках сторінки замовлення – швидке та зручне обслуговування безпосередньо в панелі клієнта
У електронній комерції клієнти все частіше очікують, що процес повернення буде таким же простим, як і сама покупка. Тому в новому модулі RMA в PowerHub ми впровадили розширення сторінки замовлення додатковими функціями, які дозволяють покупцям самостійно подати заявку на повернення за кілька простих кроків – без необхідності зв’язку з обслуговуванням магазину.
Якщо ваш канал продажу (наприклад, інтернет-магазин) не має вбудованої форми повернення, ви можете надіслати клієнту посилання на його сторінку замовлення. Після відкриття він побачить розширені опції:
- вибір товарів, які хоче повернути,
- позначення причини повернення з підготовленого списку,
- можливість завантаження готової повертальної етикетки.
Все відбувається в тому самому, знайомому клієнту місці – в деталях його замовлення – що забезпечує інтуїтивну навігацію та скорочує час, необхідний для виконання формальностей.
💡 Приклад застосування:
Клієнт купує у вашому магазині куртку та штани. Після доставки він виявляє, що штани не підходять. Він отримує від вас посилання на сторінку свого замовлення, де обирає штани зі списку товарів, позначає причину «розмір невідповідний» і одразу завантажує етикетку для повернення. Все триває лише кілька хвилин, а модуль RMA автоматично реєструє заявку та готує документи для обробки.
Переваги для продавця:
- Відсутність необхідності ручного приймання заявок електронною поштою та телефоном.
- Автоматичне отримання даних про причини повернень.
- Швидше передавання інформації до логістичного відділу.
Переваги для клієнта:
- Зручний процес, доступний 24/7 у знайомому середовищі – сторінці замовлення.
- Відсутність потреби входу в додаткові системи чи заповнення зовнішніх форм.
- Миттєва можливість друку повертальної етикетки.
Завдяки цій функції клієнту не потрібно вивчати новий процес або шукати додаткові посилання – достатньо зайти в деталі свого замовлення, щоб простим і швидким способом ініціювати повернення.
Обмін товарами та повернення після ремонту – швидкі процеси в одному інструменті
Обмін товару чи відправлення продукту після ремонту – це ситуації, які в традиційних процесах обслуговування можуть вимагати багато кроків – від повторного введення даних клієнта, через створення нового замовлення, до підготовки відправних документів. У новому модулі RMA в PowerHub весь цей процес було максимально спрощено та автоматизовано.
У разі обміну товару модуль повернень дозволяє миттєво створити нове замовлення без необхідності ручного копіювання даних. Вся інформація – від даних клієнта до списку продуктів – завантажується безпосередньо з заявки на повернення. Достатньо кількох кліків, щоб підготувати нове замовлення та розпочати процес відправки замінного товару.
Для компаній, які обслуговують сервісні ремонти модуль пропонує додаткові зручності. Після завершеного ремонту ви можете:
- зареєструвати повернення товару клієнту,
- створити повертальну посилку безпосередньо з рівня заявки,
- згенерувати спеціальні форми після ремонту (наприклад, сервісний протокол, звіт про виконані дії).
💡 Приклад застосування – обмін:
Клієнт замовляє блузку розміру M, але виявляється, що потрібен L. Після отримання заявки в модулі RMA продавець одним кліком створює нове замовлення з правильним розміром, а система автоматично готує документи відправки.
💡 Приклад застосування – ремонт:
Компанія, яка обслуговує електроніку, отримує від клієнта ноутбук з пошкодженим екраном. Після ремонту технік у модулі RMA реєструє повернення обладнання, генерує кур’єрську етикетку та автоматично додає форму з описом виконаного ремонту.
Переваги для продавця та сервісу:
- Скорочення часу, необхідного для обслуговування обмінів та ремонтів.
- Усунення ручного введення даних.
- Узгоджена документація всіх етапів процесу.
Переваги для клієнта:
- Швидше виконання обміну або повернення після ремонту.
- Чітке спілкування та повний пакет документів, що підтверджують виконання послуги.
Завдяки цим функціям модуль RMA стає не лише інструментом для обробки класичних повернень, а й комплексною системою післяпродажного обслуговування клієнтів, що охоплює обміни, сервіс та повторні відправлення.
Підсумок – чому варто використовувати модуль RMA в PowerHub?
Централізація – обробка повернень з усіх каналів продажу, включаючи маркетплейси з власними системами RMA, в одній панелі PowerHub.
Автоматизація – можливість налаштування автоматичних дій для кожного етапу повернення (прийняття, відхилення, корекції рахунків, повернення платежів, заявки на повернення комісії).
Інтеграція з платежами та маркетплейсами – автоматичне повернення коштів до платіжних систем та обробка повернення комісії на маркетплейсі.
Портал повернень для клієнтів – спеціальна сторінка та форма, що дозволяють самостійно подати заявку на повернення та завантажити етикетку.
Повна гнучкість – обробка повернень, рекламацій, обмінів та ремонтів в одному інструменті.
Автоматичне оновлення складських залишків – миттєве відновлення залишків після прийняття повернення.
Перспективні рішення – заплановане додавання кнопки повернення на спеціальній сторінці замовлення, автоматичного створення зворотних відправлень та аналітики повернень.
Заохочуємо користуватися новим функціоналом та ділитися своїми думками. Як ви знаєте, ми відкриті до зворотного зв’язку та пропозицій. Ви можете зв’язатися з нами через звернення до служби підтримки. Також закликаємо користуватися порталом пропозицій, який ми регулярно перевіряємо та намагаємося впроваджувати в життя найпопулярніші пропозиції.
Хочете дізнатися більше про систему RMA? Напишіть нам!
